Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Bielefeld

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
[Stand August 2015]
Die Stadt Bielefeld bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126 a und 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Bielefeld die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Stadt Bielefeld eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten.

Grundsätze der elektronischen Kommunkation

a) Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.Bielefeld.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen rechtlich formlosen Vorgängen möglich.

Zentrale E-Mail Adresse

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse eingerichtet: E-Mailposteingang@bielefeld.de

Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des oder der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.
Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

b) Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Zurzeit können bei der Stadt Bielefeld noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, für die die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.

Zugang über De-Mail:

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes ersetzt nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87 a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Bielefeld elektronisch kommunizieren. Der Versand über De-Mail erfordert keine qualifizierte elektronische Signatur.

Die zentrale De-Mail Eingangsadresse lautet:
E-Mailinfo@bielefeld.de-mail.de

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, das Amt für Jugend und Familie -Jugendamt- und einige Bereiche des Amtes für Soziale Leistungen -Sozialamt- per De-Mail direkt zu kontaktieren:
Amt für Jugend und Familie
-Jugendamt-
E-Mailjugendamt@bielefeld.de-mail.de
Team Bildung und Teilhabe: E-Mailbut@bielefeld.de-mail.de
Ausbildungsförderung: E-Mailausbildungsfoerderung@bielefeld.de-mail.de
Wohnungshilfen:
(Wohngeld, Wohnberechtigungsscheine, Freistellungen)
E-Mailwohnungshilfen@bielefeld.de-mail.de

Sollten Sie eine Antwort nicht per De-Mail wünschen, geben Sie dies bitte bei Ihrer Anfrage an.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail Adresse verwenden können.
Da De-Mails von den De-Mail Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung nur mit einfachem Authentisierungsniveau.

c) Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bielefeld nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:
  • Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
  • Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich TextFormat oder TXT-Datei abspeichern (*.rtf, *.txt)
  • Microsoft Word ab Version Word 95 bis 2010 (*.doc, *.docx *.odt)
  • Microsoft Excel ab Version Excel 95 bis 2010 (*.xls, *.xlsx *.ods)
  • Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 95 bis 2010 (*.ppt, *.pptx *.odp)
  • Für Bilder die Formate *.jpg, *.gif, *.tif und *.png
Alle genannten Dateiformate können auch in mit zip-komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegen genommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.
Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), werden Sie gebeten, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Aus technischen Gründen können Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte nicht entgegen genommen werden.

d) Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit Spam-Mails
Wenn Sie der Stadt Bielefeld eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.

e) Web-Formulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL/TLS-Technologie mit 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der die 128 Bit-Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet-Explorer oder Firefox in der jeweils aktuellen Version).
Alle vorstehenden Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bielefeld. Sie gelten nicht für Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an:
Klaus-Dieter Giersch
Tel. 0521 51-6888
Fax 0521 51-6895
E-Mail: E-Maildatenschutzbeauftragter@bielefeld.de