Rechnungsstellung an die Stadt Bielefeld

Allgemeines

Unabhängig von der Form der Rechnung gelten die gesetzlichen Bestimmungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Rechnungsadressat muss immer die Stadt Bielefeld sein.
Vermerken Sie auf jeder Rechnung, für welches Amt die Leistung erbracht wurde.
Die Hinweise auf diesem Informationsblatt gelten nicht für die Eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt Bielefeld (Immobilienservicebetrieb, Umweltbetrieb und Bühnen und Orchester)
Es ergeben sich drei Optionen für die Übermittlung der Rechnung:
- PDF-Rechnung oder
- X-Rechnung oder
- Papierrechnung

Jede Rechnung darf nur einmal an die Stadt Bielefeld geschickt werden.

Digitale Rechnung

Profitieren Sie von den digitalen Rechnungen.

Keine Portokosten
Schnellere Bearbeitung Ihrer Rechnung
Einfache und sichere Kommunikation
Positive Ökobilanz.

PDF-Dokument als Rechnung

Das PDF-Dokument (Portable Document Format) ist ein Format, das geschaffen wurde, um elektronische Schriftstücke unabhängig vom Betriebssystem oder Hardware originalgetreu wieder zu geben. Mittlerweile gehört die Umwandlung eines Dokumentes zu einem PDF-Dokument zur Standardfunktion vieler Programme und ist aus dem digitalem Alltag nicht mehr wegzudenken.

Es wurde eine Mailadresse für PDF-Rechnungen eingerichtet: Rechnung [ät] Bielefeld.de (Rechnung[at]Bielefeld[dot]de)

Diese Mailadresse ist ausschließlich für PDF-Rechnungen. Andere Maileingänge können nicht bearbeitet werden. Für einen reibungslosen Ablauf und zeitnahe Bearbeitung beachten Sie noch folgende Hinweise:

Andere Formate als das PDF-Format können wir nicht akzeptieren.
Der Dateiname darf maximal 55 Zeichen lang sein.
In einem PDF-Dokument darf nur eine Rechnung enthalten sein.
Rechnungsbegründende Unterlagen müssen zusammen mit der Rechnung in einem PDF-Dokument zugesandt werden.
Senden Sie uns pro E-Mail nur ein PDF-Dokument zu.
Verschlüsselte Dateien können nicht bearbeitet werden

X-Rechnung

Das X-Rechnungsformat ist eine neu geschaffene Möglichkeit, digitale Rechnungen zu übersenden. Es handelt sich hierbei weder um eine Papierrechnung noch um ein PDF-Dokument, es ist ein Dokument auf XML-Basis.

Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite des Ministeriums der Finanzen NRW.

Der Empfänger von X-Rechnungen für die Stadt Bielefeld ist das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen. Die Zusendung an das E-Rechnungsportal ist über

die E-Rechnungsfunktion-Webfunktion auf vergabe.nrw bzw.
direkt über erechnung.nrw oder
im Direktversand per Mail an eingang [ät] erechnung.nrw oder
PEPPOL mit der Participant-ID 0204:05-NRW-83

möglich. Bitte senden Sie keine X-Rechnung an die Mailadresse für PDF-Rechnungen.

Damit die X-Rechnung zugeordnet werden kann, ist zwingend die Leitweg-ID 05711-31001-60 anzugeben.

Papierrechnung

Zusätzlich zu den digitalen Rechnungen, haben Sie weiterhin die Möglichkeit Ihre Rechnung auf dem Postweg zuzusenden.