Die Stadt Bielefeld bietet ein neues Onlineverfahren zur Veranstaltungsbegleitung an. Der gesamte Prozess läuft digital ab, Veranstaltende müssen im Regelfall keine Unterlagen mehr auf analogem Weg an die Stadt versenden.
Veranstaltungen ab sofort online anmelden und genehmigen lassen
Ziel der Systemumstellung ist einerseits die Vereinfachung des Antragsverfahrens für Veranstaltende. Andererseits kann auch das Sicherheitsniveau für Veranstaltungen verbessert werden: Wo eine städtische Begleitung der Veranstaltung nötig ist, sind nun standardisierte Unterlagen jederzeit und amtsübergreifend abrufbar.
Auch Gastronomie und Straßenkunst profitieren
Zusätzlich zu den über 500 Veranstaltungen, die jährlich in Bielefeld begleitet werden, profitieren noch weitere Zielgruppen von dem digitalisierten Verfahren. Auch Vereine, Gastronomiebetriebe oder Straßenkünstler*innen können nun Onlineanträge beispielsweise für die Ausschankgenehmigung von Speisen und Getränken oder einen Auftritt auf öffentlichen Plätzen stellen (eine sogenannte Gestattung eines Gaststättenbetriebs aus besonderem Anlass, Ausnahmegenehmigung nach dem Landesimmissionsschutzgesetz oder Sondernutzungserlaubnis auf öffentlicher Verkehrsfläche).
Minimierter Aufwand und digitale Kommunikation: So funktioniert das Onlineverfahren
Und so funktioniert das Verfahren: Erste Informationen werden in einem Erfassungsbogen aufgenommen. Das Büro für Zentrale Veranstaltungskoordination prüft anschließend die eingegangenen Unterlagen und stimmt sich mit internen und externen Sicherheitspartnern und den genehmigenden Stellen ab. Die Veranstaltenden werden dann informiert, welche Genehmigungen für ihre jeweilige Veranstaltung erforderlich sind. Die Kommunikation läuft dabei über das Serviceportal der Stadt Bielefeld.
Die Anträge für die erforderlichen Genehmigungen können ebenfalls größtenteils online gestellt werden. Sie werden auf Grundlage des Erfassungsbogens bereits vorausgefüllt. Der Aufwand zum Ausfüllen der Folgeanträge für Veranstaltende wird somit minimiert. Veranstaltende mit regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen profitieren zusätzlich davon, dass auf Informationen aus vorherigen Veranstaltungen zurückgegriffen werden kann. Mit einer sogenannten Erfassungsbogen-ID wird der Erfassungsbogen bei einer Folgeveranstaltung vorausgefüllt und Veranstaltende müssen lediglich die geänderten Daten einpflegen.
Ansprechpartner sind Ordnungsamt oder Bezirksämter
Das Büro für Zentrale Veranstaltungskoordination und Veranstaltungssicherheit ist die einheitliche Anlaufstelle für die Stadtbezirke Mitte, Schildesche, Stieghorst, Dornberg und Gadderbaum. Veranstaltungen in den übrigen Stadtbezirken werden derzeit von den jeweiligen Bezirksämtern begleitet.
Die Zentrale Veranstaltungskoordination der Stadt Bielefeld ist wie folgt erreichbar: Telefonisch unter 0521 51-3823 und -25682, oder per E-Mail an zvk [ät] bielefeld.de (zvk[at]bielefeld[dot]de). Termine können individuell vereinbart werden.
